سيف وضيف : كيف تبدأ مشروعك الخاص والصغير

نادراً ما تكون إدارة المشاريع سهلة لذا فان الإدارة الفعالة لمشروعك الصغير تنطوي على الكثير من الجوانب. بدءً من الأحداث اليومية حتى الأحداث الثانوية واسعة النطاق أو أعمال الصيانة، والرسوم الإدارية التي لا تنتهي أبداً في الغالب. وتعتبر قيادتك الصلبة وفهم الصناعة التي يزاولها المشروع بداية رائعة له، غير أن هذا وحده لن يعمل على بناء إدارة متينة لمشروعك.

1-القيادة بالمعرفة والثقة:

لبناء مهاراتك القيادية، عليك توظيف المديرين الأكثر خبرة والذين على استعداد لتقديم المشورة لك. واستخدام شبكة الإنترنت للتواصل مع الموظفين الإداريين في الشركات الأخرى والتي يمكنها إرشادك إلى التعامل بحكمة. وفي هذا العالم المتغير باستمرار، فمن الأهمية بمكان أن تحافظ على الوضع الكائن وأن تكون على علم بأي تكنولوجيات ومنتجات وممارسات جديدة يجب أن تستخدمها في مشروعك الصغير.

2-التفويض الفعال:

مهما كانت مهاراتك، فلن تكون قادراً على إدارة كل شيء بنفسك. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي التفويض إلى تراكم المزيد من العمل عليك إذا لم تقوم بتفويض الأشخاص بشكل جيد. وعليك إعداد قائمة بالأشياء التي عليك القيام بها بنفسك، والأشياء التي يمكن أن تتحقق بنجاح من خلال إسناد إنجازها لطرف آخر. وينبغي أن تستغل أوقاتك في المجالات التي تتفوقون في العمل بها، ولكن عليك الحرص على عدم الإفراط في تفويض الأشخاص في العمل. إذا أسندت الكثير من المهام للمفوضين للقيام بها، فستقضي معظم أوقاتك في رصد تقدمهم، مما يجعلك غير قادر على إنجاز مهامك.

3-توظيف الموظفين المناسبين وإدارتهم بعناية:

مقابلة وعرض كل مرشح، واختبار أداء كل موظف، وفحص الأرصدة خاصة إذا تعاملت مع المال. وعليك أن تضع أهداف وتوقعات واضحة بشأن توصيف الوظائف لأن الموظف في نهاية المطاف سيتمكن من معرفة ما هو مطلوب منه خلال توقعاتك. وعليك وضع توقعات واضحة بشأن المهام المطلوبة من الموظف في أدلته، وأن تكون مستعداً لفرض تلك التوقعات باستمرار. ويجب تصنيف نتائج السلوك الغير أخلاقي أو الغير لائق في أدلة الموظف.

4-تحفيز وتدريب موظفيك:

مثلما تتغير الممارسات التجارية والتكنولوجيا، فمن المهم تبعاً لذلك تثقيف موظفيك بهذه التغيرات. وتحفيزهم من خلال منحهم العلاوات والمكافآت لإنجازات مهام محددة. وسيعود رفع الروح المعنوية للموظفين بالنفع عليك وعلى مشروعك. كما أن مشاركة نجاح الشركة مع الموظفين يمنحهم الشعور بالملكية والانتماء.

5-تلبية احتياجات العملاء:

يجب أن يكون موظفيك مدربين تدريباً جيداً على خدمة العملاء، ولكن يجب عليك إرشادهم بأفضل مثال يمكنهم الاقتضاء به. وعليك إعطاء الأولوية للاستماع بصدق لاحتياجات العملاء. وتوجيه أسئلة مفتوحة مناسبة حول احتياجات العملاء ورغباتهم.

6-تسويق شركتك بفاعلية:

على الرغم من توظيف صاحب العمل لموظفين تسويق بأجر، فيجب عليك أن تكون على استعداد دائم لاستخدام مهاراتك ومهارات القسم التابع لك لتسويق شركتك. وقد تكون هناك حاجة لتنسيق أنشطة التسويق والتي تتضمن وسائل الإعلام المطبوعة، وأبحاث السوق المستهدف، والإعلان والاتصال بالعملاء علاوة على ترسيخها.

أسئلة عن كيفية إدارة المشروع

1- هل يجب أن اقوم بنفسى بالاشراف على مشروعى الخاص؟

بالطبع نعم حيث يجب على صاحب العمل أن يقوم بالإشراف على المشروع بنفسه حتي يتمكن المشروع من ترسيخ تواجده التنافسي في السوق المحلي ومن ثم يبدأ فى الانطلاق إلى الأسواق الخارجية فمعظم المنشآت الكبيرة كانت في بدايتها صغيرة ونتيجة إدارتها المتطورة والمتميزة استطاعت أن تنمو وتتفوق مما مكنها من التحرك داخل السوق بأقصى كفاءة ممكنة وكل قصص النجاح كانت لأشخاص أشرفوا على مشاريعهم بأنفسهم .

2- هل يمكن أن اقوم بخلط اموالى الشخصية مع الأموال التى اكسبها من المشروع؟

من الواجب على صاحب المشروع الصغير أن يحدد لنفسه مبلغاً من المال كراتب شهري مدرج ضمن المصاريف الإدارية للمشروع وأن يتعايش طبقاً لدخله المالي وأن لا يخلط مصاريفه الشخصية مع مصاريف وإيرادات مشروعه إذ يؤدي ذلك إلى خلل مالي للمشروع مما يترتب عليه قصور في الالتزامات المالية ومتطلبات العمل التشغيلية وهذا يؤدي تدريجياً إلى فشل المشروع.

3- ماذا افعل حتى اضمن إدارة ناجحة لمشروعى؟

حتى تقوم بتحقيق نجاح لمشروعك الخاص يجب عليك القيام بالخطوات التالية:

مراقبة ومتابعة قيد الدفاتر المحاسبية واستخدام برنامج محاسبي مبسط:
تحتاج جميع المنشآت باختلاف أشكالها أو أحجامها إلى نظام محاسبي , يساعد أصحابها في الحصول على المعلومات المحاسبية خلال فترة نشاط المنشأة فالتاجر لا يستطيع أن يعتمد على ذهنه في استرجاع ومعرفة جميع العمليات التي قام بها وتتمثل المقومات الرئيسية للنظام المحاسبي في ( المستندات والدفاتر والسجلات والقوائم والتقارير) فالمستندات تعتبر نقطة البداية في تدفق المعلومات وتوضيح البيانات الخاصة بالعمليات التجارية للمنشأة ومن واقع المستندات يتم التسجيل في الدفاتر والسجلات لإثبات جميع العمليات ومن ثم يتم تفريغ المعلومات في قوائم وتقارير تعتمد على النظام المحاسبي المالي للمنشأة لتوضح نتيجة الأعمال عن فترة معينة .

المحافظة على جودة عالية:

إن شدة المنافسة على السلعة يتطلب الكثير من الاهتمام بالمنتج أو الخدمة المقدمة , فمن العناصر الأساسية للتسويق أن تكون السلعة المقدمة ذات جودة عالية تتطابق مع متطلبات المستهلك من حيث الشكل واللون والتصميم والمتانة والصلاحية والتعبئة ولكسب ثقة المستهلك وضمان الاستمرارية في السوق لا بد من المحافظة على الجودة والتفكير دائماً في التحسين والتميز.

المحافظة على سعر تنافسى :

السعر هو القيمة الحقيقية للمنتج ومن خلاله يقيم المستهلك مقدار احتياجاته وقدرته الشرائية , ولذلك يجب أن يكون للمنتج سعر منافس يحقق هامش ربح مناسب ويجب أن تتم عملية التسعير بعد دراسة تكلفة المنتج ومستوى الطلب وخصائص المستهلك وحدة المنافسة .

التطوير المستمر للذات:

على صاحب العمل تحمل المسؤولية ومواجهة المشاكل والإصرار والمثابرة , والعمل لساعات طويلة دون تذمر , وعليه تعلم مهارات التعامل مع الآخرين وبناء علاقات طيبة معهم , وكذلك اكتساب المهارات الإدارية كالتخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على العمل والتي تساعد صاحب العمل بشكل كبير في إدارة عمله وتخطي العقبات التي تواجهه .

تطوير وتحسين مكان وبيئة العمل:

يتوقف تطور ونمو المشروع الصغير على قدرة صاحبه في اختيار المكان المناسب للمشروع وتحديد المركز التنافسي في السوق وتوزيع السلع وعمليات البيع والمستهلك والحصة السوقية في القطاع وسهولة وصوله إلى المستهلك وعدد العاملين والعمل الدءوب على تحسين المنتجات أو الخدمات بما يتناسب مع التغيرات والظروف الاقتصادية من حيث العرض والطلب , والاستفادة من تجارب الآخرين – خصوصاً المنافسين – وتلمس احتياجات وأذواق المستهلكين والدوافع الخاصة بالشراء ومعدل استعمال السلعة.

الاهتمام بوضع العاملين:

إن تطوير كفاءات العاملين من أهم مقومات النجاح , فوجود عامل غير مؤهل أو غير مدرب يقلل من جودة العمل وعدم الاهتمام بوضع وسلامة العاملين في المنشأة يؤدي إلى انخفاض التحفيز لديهم , وهذا يؤثر سلباً في رضى العملاء والمستهلكين ومن ثم في المبيعات لذلك يجب على صاحب العمل الاهتمام بوضع العاملين معه بتطوير قدراتهم والحفاظ على سلامتهم وبناء علاقات قوية معهم وهذا يساعد على رفع كفاءة العمل وزيادة رضى العملاء ومن ثم زيادة المبيعات.

اقامة علاقات جيدة مع الموردين والموزعين:

دائماً ما تحمل العلاقة بين صاحب المشروع الصغير والموردين والموزعين طابعاً شخصياً فكلما كانت علاقة صاحب المشروع بالموردين قوية كلما ساعده ذلك في الحصول على تسهيلات منهم وكلما زادت علاقته بالموزعين زاد ولائهم له ولمنتجاته وهذا يؤدي إلى زيادة المبيعات ومن ثم نمو وتطوير منشأته.

عمل تحليل نقاط القوة والضعف والفرص قبل بداية كل سنة مالية:

صاحب المشروع الصغير هو المسئول الأول عن تحليل نقاط القوة والضعف والفرص لمنشأته , ويمكن الاستعانة بمكاتب الاستشارات ( المالية والإدارية والتسويقية ) للتأكد من نجاح مشروعه من خلال التقييم السنوي لسلامة سير مشروعه كما يجب عليه دراسة وتحليل التكاليف الإدارية والتشغيلية والتسويقية , والتكاليف التمويلية والرأسمالية والمرتبات والأجور وحساب الاستهلاك المتعلق بالآلات والمباني والأثاث , وتكاليف التأمين وتكلفة مواد الصيانة , وتكلفة عمال الخدمات الفنية والقوى المحركة والعدد والأدوات الصغيرة والتقلبات في حجم المبيعات وتقدير حجم الأرباح من حيث الزيادة أو الانخفاض.

إصدار موازنة تقديرية قبل بداية كل سنة مالية:

يجب على صاحب المشروع اعتماد موازنة تقديرية توضح تكاليف كل نشاط يتطلب مصاريف مالية لتنفيذه خلال السنة المالية للمشروع كالإجراءات التجارية والتوسع في المشروع وتطويره ويجب السير بموجبها في تنفيذ جميع الأنشطة المعتمدة لضمان الخطة تنفيذ الخطة التشغيلية للمشروع وتحتوي الموازنة على إمكانيات وأرصدة المشروع المالية والنقدية المتوفرة خلا العام الجديد.

إصدار القوائم المالية الخاصة بالمنشأة مع نهاية كل سنة مالية:

تعتبر القوائم المالية المؤشر الذي نحدد من خلاله النتائج التي حققها المشروع من ربح أو خسارة في فترة معينة وأهم هذه القوائم: قائمة نتيجة الأعمال وتظهر فيها جميع الإيرادات وجميع المصروفات - قائمة المركز المالي (الميزانية) وتظهر فيها الأصول والخصوم وحقوق أصحاب المنشأة بالإضافة إلى تقارير تحتوي على بعض المؤشرات والنسب المالية مثل معدل العائد على الاستثمار ومعدل دوران البضاعة وتطور حجم المبيعات.